Sådan sikrer du dig den bedste outsourcing-aftale

Der kan være masser af grunde til at overveje at outsource de centrale it-systemer. Måske er den nuværende drift ikke helt stabil nok, eller også har knopskydning af nye systemer gjort det uoverskueligt at sikre platformene rigtigt. Men det kan også være nye lovkrav eller et ønske om at udnytte cloud-løsninger, der giver anledning til at overveje outsourcing.

Outsourcing af it-infrastrukturen er en genvej til at få ny kontrol over dine platforme, drive it-løsningerne mere effektivt, og få it-drift som du kan måle på, og stille krav til.

Det kan også være din genvej til transformation af gamle løsninger, og sparring om den bedste vej gennem junglen af cloud-løsninger.

For at få den bedst mulige outsourcing-aftale, der giver dig både den pris, service og kvalitet du behøver, er der nogle centrale områder du med fordel kan forberede dig på at tale med en leverandør om.

Hvis du er skarp på dine krav, minimerer du dine risici

Kravene til driften af dine it-platforme skal både komme fra teknikken og fra forretningen. Fordi forretningens krav skifter hurtigt, kan det være svært at få formuleret meget præcise krav, som en potentiel leverandør skal leve op til.

Det kan du enten gøre ved at lave et grundigt forarbejde eller lade forretningen gå i dialog med udvalgte leverandører for at stille de rigtige krav i forhold til strategien.

Hvis du formår at være skarp og stringent i formuleringen af, hvad du forventer at få leveret, bliver du belønnet med en mere præcis aftale, der sænker de risici, som din leverandør skal overtage.

-Det betyder noget for både den tid et projekt tager at udføre, for transitionen og for den pris, du skal betale. For når dine krav er gennemskuelige, bliver de nemmere at sætte i system og risikovurdere for en leverandør. Og den gennemskuelighed kommer både dig og leverandøren til gode, forklarer Kim Bahir, der er Technical Director i Itadel.

Det kan være en idé at få hjælp af en ekstern rådgiver i processen. Det kan hjælpe dig med at sikre, at de krav du stiller, lever op til både din forretnings mål og strategi. Og at du får efterspurgt forskellige løsningsmodeller frem for kun at tænke i en-til-en transition.

Samtidig er det vigtigt at give plads til flere løsningsmodeller fra de leverandører, du spørger, så de kan bringe deres unikke leverancer i spil til din fordel.

Køb ind på standarder og få lavere priser (og flere muligheder)

Du har sikkert nogle ret specifikke krav til driften af nogle af dine kritiske systemer som for eksempel Dynamics AX eller et andet centralt ERP. Og det er en af de store fordele ved at outsource it-driften; at du kan få præcis det drifts-niveau, du behøver til de kritiske systemer uanset dine egne kompetencer.

Men på mindre kritiske områder bør du overveje at justere dine driftskrav, så de matcher de standarder, som din leverandør bruger på andre platforme. For det giver dig mulighed for at købe ind på de stordriftsfordele, der giver lavere priser.

Hver gang du stiller særlige krav, skal der laves en særlig procedure og tages særlige forbehold. Og det fordyrer leverancen og komplicerer transformationer i fremtiden.

- Når du køber ind på gængse standarder, får du både skarpere priser og langt bedre mulighed for at adoptere nye teknologier som cloud-platforme. Standarder giver dig flere strenge at spille på, fordi du ikke stavnsbinder dig til én type infrastruktur, men kan bringe den platform i spil, der bedst støtter dine forretningsmål. Både nu og på lidt længere sigt, forklarer Kim Bahir.

Det kan betyde, at du skal overveje at arbejde lidt anderledes i nogle af dine systemer, end du plejer. Til gengæld slipper du for at bøje it-leverancen til dine særegne krav, og du slipper for den ekstraregning, der følger med.

Det koster dyrt ikke at gøre noget

Det kan virke som en kompliceret og langsigtet opgave hele tiden at opdatere it-landskabet. Men det er en opgave, du ikke kan komme uden om – og som du faktisk skal udføre oftere, end du tror.

Analyse-firmaet Kostner har regnet på drift af it-løsninger basereret på 45.000 workloads i danske virksomheder. Resultaterne fortæller, at du skal skifte din hardware et år tidligere, end flertallet gør i dag.

- Forudsætter vi, at dine licenser er CPU-drevne, vil nyere hardware betyde, at du har brug for færre hosts og således også færre CPU’er og dermed i sidste ende færre licenser. Forestiller du dig eksempelvis et it-miljø, der er fire år gammelt med 60 virtuelle server-hosts, vil du i dag kunne få den samme computerkraft med blot 30 hosts, siger Mikkel Næsager fra Kostner til Computerworld.

Men det er svært at skifte hardware og samtidig sikre kompatibilitet, stabilitet og oppetid. Måske er det også svært at få lov at afskrive indkøbene et år tidligere end sædvanligt.

Derfor kan outsourcing være en mulighed for at hente nogle af de optimeringer, du ellers har svært ved at finde.

- Det er vigtigt at tælle den slags optimeringer med i regnestykket. Outsourcing kan være din genvej til at høste nogle af de optimeringsfordele, og så slipper du for selv at skulle i gang med at købe hardwaren. Og den efterfølgende optimering bliver endnu nemmere, når du kan bede din leverandør optimere løsningerne løbende, forklarer Kim Bahir Andersen.

Hvis du vil have mere input til, hvordan du bedst angriber de indledende samtaler med potentielle outsourcing-leverandører, kan du booke et uforpligtende møde med Itadel.

Skriv en kommentar

Læs flere artikler