Synoptik

Synoptik stiller skarpt på fremtidens forretningskritiske it-drift, der også favner over 200 butikker i flere lande.

    Optikerkæden skifter it-driftspartner for at få en leverandør, der forstår de krav, forretningen stiller til deres platform. Det stigende behov for fleksibilitet og uafbrudt tilgængelighed har pensioneret den gamle lappeløsning. Den er afløst af en skræddersyet og fremtidssikret driftsløsning, som flytter sig sammen med forretningen og et robust netværk, der favner alle Synoptiks 210 butikker.

    Synoptik driver butikker, ikke servere

    Det er 10 år siden, at Synoptik begyndte at outsource sin it som en del af den overordnede strategi. For optikerkæden er skarp til at drive brillebutikker, og det er dér, kræfterne skal bruges. It-platformen skal støtte Synoptik i opgaven, og det har aldrig været virksomhedens ambition at være verdensmestre i at drive Windows-servere. Derfor må deres it-driftspartner gerne være det.

    Så da Synoptik begyndte at kigge efter en ny partner til at overtage driften af deres servere og netværk, var det ikke et spørgsmål om at vælge de rigtige servere. Synoptik savnede en partner, der forstod forretningens virkelighed: 210 butikker, fordelt på tre lande, i forskellige tidszoner, med søndagsåbent og fødselsdagstilbud, som bare skal kunne langes over disken, når kunderne står i butikken. Uanset om det er den butik i Nuuk, den i Næstved eller den i Norrköping.

    - Vi har bokset en del med vores tidligere leverandør, der ikke helt har forstået det der element. Retail er ikke 24/7, men det er tæt på. Altså, det er åbningstider til kl. 20 eller 22. Det er åbne butikker om søndagen og en butik på Grønland, hvor der er fire timers tidsforskel. Hvis der ikke er hul igennem til butikkerne, så kan vi ikke sælge noget. Hvis systemerne pludselig er nede i en dag, så er det ikke så sjovt mere, vel? forklarer Thomas Fischer, der er Direktør for Supply Chain og IT hos Synoptik.

    It-outsourcing handler både om økonomi og strategi

    Ude i de 210 brillebutikker er der knap 1400 computere, der er bundet sammen af en Citrix løsning, som personalet er afhængig af, når de skal betjene kunderne. Så for Synoptik er det afgørende, at it-platformen ikke bliver en forhindring i det daglige arbejde, og at butikkerne altid har adgang til den service, de skal bruge. Både når det gælder netværket og de centrale platforme i datacenteret.

    - Det er ikke rentabelt for en virksomhed som vores at drive vores egen infrastruktur, fordi vi skal fokusere på at sælge briller og kontaktlinser. Det er bedre, at de it-folk, vi har, kan arbejde i krydsfeltet mellem forretning og teknik, snarere end skulle finde ud af hvordan man skal vedligeholde en Windows server, siger Thomas Fischer og forklarer:

    - Men for os er outsourcing ikke så meget en betragtning om at spare penge, det er mere et strategisk valg at sige; det her er vi ikke gode nok til selv, og vi har ikke lyst til at binde ressourcer i det. Der skal jo også investeres i serverrum og brandsikring og fanden og hans pumpestok. Skal du have nogen til at holde vagt om natten og til at overvåge, så er det jo ikke nok med én mand. Han skal jo også have fri engang i mellem. Det er vi trods alt for små til, forklarer it-direktøren om baggrunden for at lade andre varetage it-driften.

    It-løsningen skal tilbage til at støtte forretningen

    I løbet af de sidste seks år, hvor Thomas Fischer har haft it-ansvaret hos Synoptik, er der kun kommet flere butikker til, og forretningen er tilsvarende blevet mere afhængig af it-platformen. Det betyder også, at Synoptik er blevet meget skarpe på, hvad det er for nogle krav, de har til deres platform, og det kunne den tidligere løsning ikke honorere.

    - Det er svært at blive helt klar over, hvad er det er, vi har brug for. Hele den øvelse med at behovsafdække, den er vanskelig, tidskrævende og den ender næsten altid med, at man får lavet nogle krøller på det, så det er svært for leverandøren at levere. Det var vi ret bevidste om at prøve at undgå i de krav, vi stillede, vurderer Thomas Fischer.

    Kravene handlede om at få så standardiseret et miljø som muligt. Det er nemmere sagt end gjort, siger Thomas Fischer, men det har været afgørende at komme frem til, at Synoptik ikke tror deres it-krav er så specielle, så det kræver komplekse tilpasninger. Derfor var det også vigtigt at lytte til de best practices og de erfaringer, som blev foreslået af driftsspecialisterne i forløbet.

    - Det har været vigtigt for os at komme over på det, som Itadel foreslog. Noget som passer ind i den måde, de driver tingene på. Og jeg tror faktisk også, det er derfor, at de har vundet aftalen, ud over de andre parametre, der talte i den retning. De forstod med det samme, hvad det var, vi ville. Og de har tilbudt løsningen med udgangspunkt i det, de allerede kan. Oveni i det kan de så levere en pris, der er skarp, fordi vi ikke efterspørger alt for meget, der skal bygges specielt til os. Jeg er jo bedøvende ligeglad med, hvad det er for en server, der er nedenunder, ikke? Bare det virker, havde jeg nær sagt, så vi får den tilgængelighed og de svartider, vi har brug for og den rigtige reaktionstid, forklarer Thomas Fischer.

    I øjenhøjde med hinanden

    For Synoptik var det ikke bare et spørgsmål om at finde en leverandør, der kunne stille servere op og kable en switch. Fordi aftalen om drift af it-platformene er en af de største leverandøraftaler, som brillekæden har, var det altafgørende at finde en partner, der talte samme sprog som dem selv.

    - Vi er nødt til at være i øjenhøjde med hinanden. I vores it-afdeling er vi 12-13 mennesker. Det er ikke frygtelig mange, og det er de færreste af dem, der har studeret ITIL-processer til langt ud på natten. Vi har været udfordret af, at vi ikke snakkede samme sprog som vores partner. Det match fungerer godt nu, det kunne vi mærke allerede, da vi besøgte Itadel første gang. Vi passer langt bedre til hinanden end med vores forrige leverandør, forklarer Thomas Fischer.

    En løsning med indbygget innovation

    Synoptik har valgt en strategi omkring standardiseringer og platforme, der sikrer en løbende innovation i løsningen. Det kan du læse mere om i den fulde udgave af casehistorien.